Firma electrónica de las actas de asignaturas

Firma electrónica de las actas de asignaturas

Creado en 27/08/2019. Autor: Juan Arana.

1. Antecedentes y diseño de la solución

En el curso 2018-2019 en el momento de publicar esta entrada, más del 98% de los profesores que tienen un acta de examen tienen certificado electrónico y han firmado en alguna ocasión electrónicamente, en la Universidad de Zaragoza (UNIZAR) a través de su portafirmas circuitofirmas.unizar.es

Se describen las decisiones y pasos dados para llegar hasta este punto:

Desde hace varios años algunos profesores habían llamado la atención sobre los puntos débiles en el proceso que va desde la firma de un acta en papel hasta que las calificaciones llegan al expediente del estudiante. Sin desconfiar de los diversos agentes ¿se podría asegurar que alguna de las alrededor de 200.000 calificaciones anuales no sufrirían alguna manipulación fraudulenta?

A finales de 2016 y comienzo de 2017 se estudiaron los modelos de las aproximadamente 15 universidades españolas cuyos profesores firmaban electrónicamente. Había tres elementos diferenciadores: a) Problemas de responsabilidad en el acta: en bastantes de las universidades cada acta era firmada por un solo profesor, lo que no era el caso de UNIZAR, b) Tipo de identificación y firma: en algunas se utilizaba una identificación ligera, tipo NIP + administrativa, en otras se incorporaba al anterior un segundo factor, SMS al móvil, otras utilizaban un certificado electrónico y finalmente, alguna utilizaba tarjetas criptográficas. Las firmas basadas en Java, complejas para un usuario medio, seguían existiendo en varias de las universidades consultadas.

En marzo de 2017 UNIZAR empezó a utilizar las firmas con certificado electrónico pero sin utilizar Java lo que simplificó notablemente el proceso de firma. Se realizaba en circuitofirmas.unizar.es utilizando, a elección del firmante tres formas de uso del certificado electrónico: al vuelo, Autofirma y servidor.

Meses antes la emisión de certificados electrónicos de empleado público se había simplificado: ya no se requería presencia física en la oficina de acreditación situada en la parte superior del Interfacultades del campus San Francisco. Bastaba, a los empleados con contrato en vigor, con solicitar la acreditación a través del NIP y la contraseña administrativa. Ésto había facilitado enormemente la tarea de emitir certificados para alrededor de 3.000 profesores más los funcionarios que también debían tener certificado.

En abril de 2017, Gerencia y Secretaría General tomaron dos decisiones: a) la firma se haría con certificado electrónico de cada profesor y b) no se alteraría la responsabilidad de las actas: si un acta la firmaban varios profesores, debieran seguir firmándola todos ellos y no asignar un único responsable por acta.

Las dos decisiones tenían su riesgo, coste y ventajas. 

Se optó por firmar con certificados y no con otras formas más ligeras de firma, en primer lugar por la seguridad y la interoperabilidad que proporciona certificado frente a otras formas de firma consistentes en una identificación más una firma con sello de órgano. Por otra parte un documento firmado con certificado electrónico puede ser verificado con elementos externos a UNIZAR eliminado así posibles sospechas de manipulación interna.

La extensión de certificados permitía dotar a los PDI de un instrumento para firmar electrónicamente tanto documentos internos de UNIZAR como documentos destinados a administraciones externas. El esfuerzo para dotar de esos certificados tendría, desde esta perspectiva, beneficios que van más allá de la mera firma de actas.

La decisión de mantener el sistema de varios firmantes se hizo bajo el principio de que "la informática no altere procedimientos establecidos". La firma de un acta por varios profesores cuenta con una asentada tradición en UNIZAR y junto con el coste de tener que requerir firmas (manuscritas o electrónicas) de varios profesores, la firma de varios profesores contaba con otras ventajas.

En el momento de tomar esas decisiones el 10% de los profesores, la mayor parte de ellos cargos directivos o investigadores principales, contaban con certificado. Unos pocos más (abogados en ejercicio, algunos funcionarios de otras administraciones y algunos que tenían un certificado personal) contaban con certificado electrónico y estaban habituados a utilizarlo para la firma.

A partir de mayo de 2017 se abordaron las reformas en SIGM@, el sistema de gestión académico de UNIZAR, y en circuitofirmas. Se establecieron medidas de organización en la emisión de certificados electrónicos, en la elaboración de la documentación y en la difusión.  Pilotó las reformas la Unidad Sigma de la Vicegerencia Académica. 

Se decidió que en esta primera fase se excluirían de la obligatoriedad las actas de "tribunales", las actas de asignaturas especiales (por ejemplo las cursadas en programas de movilidad, las prácticas de empresas). Se trataba de dar prioridad a la consolidación de las actas más comunes aunque no hay impedimentos para que el resto de actas fueran también firmadas electrónicamente como documentos administrativos.

2. La puesta en marcha de la firma electrónica

En octubre de 2017 se encuestó a varios profesores pertenecientes a equipos directivos de los centros y departamentos y que se habían destacado por el uso de la firma electrónica en otros documentos administrativos. Se les preguntó sobre cómo opinaban que se debía coordinar a los diferentes firmantes de un acta: a) Cualquier profesor cierra y la tramita secretaría, b) Cualquier profesor cierra y se tramita automáticamente y c) Solamente un profesor cierra y se tramita automáticamente

En enero-febrero de 2018 se realizó un primer piloto de firma electrónica de actas en el que participaron unos 40 profesores elegidos en varios centros y entre voluntarios que habían utilizado el certificado electrónico para firmar.

En marzo 2018 comenzaron las actividades de difusión de la obtención del certificado electrónico en casi todos los centros de la universidad. Fueron sesiones de una hora a las que asistieron en total unas 700 personas. Al final de la serie de sesiones, en algunos centros se estableció durante varias horas por la mañana una asistencia personalizada a los profesores que quisieron acudir (Economía, Filosofía). 

A final de abril de 2018 se empezaron a publicar normas y manuales de operación recogidas en esta página:

academico.unizar.es/cds/cds/ > Firma electrónica de actas

En mayo de 2018 se comenzó a ofrecer una asistencia personalizada a los profesores que deseaban obtener certificado y que se encontraban con dificultades. Esta asistencia se llevó a cabo ofreciendo una conexión remota a su ordenador y guiándoles, por teléfono, en la solicitud y descarga del certificado y firma del primer documento, casi siempre el contrato con FNMT. Esta asistencia desde el equipo de Administración Electrónica se sumó a la que desde años atrás se llevaba en la Coordinación Informática de RRHH y desde la atención que se brindó a los profesores desde centros y departamentos. Se mantuvieron todos estos medios de ayuda y asesoramiento. Esta asistencia tuvo demanda notable hasta comienzos de octubre de 2018.

En junio de 2018 los profesores podían, mediante una declaración al administrador del centro, quedar exentos de la firma electrónica de actas. Fueron más de 400 quienes hicieron uso de esta posibilidad. 

3. La extensión de la obligatoriedad de la firma electrónica

A la vista de los resultados, estimando que con adecuada actividad de soporte la obtención del certificado electrónico de empleado público y la firma electrónica de actas estaban al alcance de todos los profesores, el Gerente resolvió que a partir del curso 2018-19 se establecía la obligatoriedad de las firmas electrónicas con las exenciones que, excepcionalmente, acordara el Gerente. De un total de 2800 profesores que deben firmar un acta, el Gerente ha concedido 2 excepciones.

Desde mayo a julio de 2019 han aumentado las actividades de asistencia, muy especialmente las dirigidas a profesores asociados que, según ellos mismos nos indicaban, sus horarios ubicados fuera de la jornada laboral habitual del PAS así como los escasos medios de que disponían (PC compartido y otras carencias) dificultaban la obtención del certificado y la firma. En esta época se han añadido las consultas "he olvidado la contraseña del certificado" más algunos casos de revocación del certificado por discontinuidad en el contrato.

Desde el punto de vista del equipo de administración electrónica, una atención personalizada acompañada de una persona de soporte que va guiando por teléfono, con una amplia disponibilidad de horario y una disposición para aprender de las dificultades del profesor e incorporarlas al bagaje de conocimientos y documentación, han logrado llegar al alto nivel de uso de la firma electrónica en las actas.

4. Efectos añadidos

Además del objetivo principal de que los PDI contaran con un certificado electrónico y firmaran las actas de examen, se han obtenido otros resultados secundarios, entre los que se podría citar:

- Aumento del uso del certificado electrónico para la firma de documentos administrativos de la Universidad.

- Uso de la firma electrónica para documentos de otras administraciones (con ocasión de comisiones de acceso en otras universidades, proyectos y contratos de investigación) y para acceso a otras sedes.

- Reducción del número de desplazamientos a las secretarias de los centros para estampar la firma manuscrita.

Desde la perspectiva del equipo de administración electrónica y de la vicegerencia académica, los resultados de implantación de la firma electrónica de actas son satisfactorios, aunque algunas partes de este proceso deben ser perfeccionadas (por ejemplo, las modificaciones de actas, alterar los profesores firmantes o la firma de algunos procesos de oficio como los superados procedentes de la evaluación curricular).