¿Cuándo se podrán firmar con Cl@ve permanente los documentos administrativos destinados a la Universidad de Zaragoza?

¿Cuándo se podrán firmar con Cl@ve permanente los documentos administrativos destinados a la Universidad de Zaragoza?

Creado en 27/08/2019. Autor: Juan Arana, Pascual Pérez.

Con cierta frecuencia nos hacen esa pregunta: ¿podremos firmar actas, declaraciones de POD, solicitudes de gasto, declaraciones responsables y otros documentos administrativos con Cl@ve permanente sin necesidad de solicitar e instalar el certificado electrónico?

La respuesta es que la firma electrónica en sentido tecnológico sólo se puede hacer con certificado electrónico pero que nuestra universidad podría admitir entrega de documentación, con plena validez, avaladas por la Cl@ve permanente del ciudadano.

Son varias las administraciones que admiten documentos, a los que dan validez equivalente a la firma, presentados utilizando dicha Cl@ve u otras formas de identificación.

Por ejemplo, la Agencia Tributaria admite la presentación de las declaraciones de renta sin más que identificar al ciudadano. También lo hizo el Ministerio de Universidades en la convocatoria de sexenios de investigación en la convocatoria de 2018 (aquí se pueden ver las tres opciones permitidas). La que corresponde al icono "firma fácil" acepta la validez de la voluntad y el consentimiento del solicitante tras una identificación con Cl@ve). face.gob.es admite, desde abril de 2019, facturas electrónicas en formato europeo EN-16931 sin que esas facturas lleven firma electrónica, solamente con una identificación de quien deposita las facturas). La Universidad de Zaragoza acepta solicitudes en su registro electrónico sin necesidad de firma con certificado electrónico.

Estas prácticas, amparadas en la Ley 39/2015 en su artículo 10, no serían muy diferentes a una antigua práctica en bancos y gestorías: un ciudadano, tras identificarse, presenta un documento dirigido a una administración y es el gestor quien con su firma y seguramente con un sello de caucho de la oficina, garantiza que el documento no va a ser alterado (integridad o inalterabilidad) y que el ciudadano vincula su voluntad y consentimiento a ese documento (irrenunciabilidad).

Con esta técnica se consigue que tras una identificación del ciudadano inmediatamente antes de la entrega del documento y con la firma con sello de órgano de la administración receptora se obtengan dos características, inalterabilidad e irrenunciabildad, que otorgan seguridad jurídica a la entrega de documentos.La administración receptora debe de guardar datos asociados a la operación: identificación del ciudadano, hora, IP del ordenador desde el que se ha enviado y otros.

La entrega de documentación descrita, llamada a veces firma no criptográfica o firma ligera, es más cómoda que el certificado electrónico para la mayoría de los ciudadanos: no requiere tener instalado el certificado en el ordenador y solamente necesita conocer una contraseña y tener un móvil al que llega un SMS de verificación.

En cambio, se suele considerar menos interoperable: un documento con firma ligera, para ser transmitido a un tercero (por ejemplo otra administración, un juez) requiere, además de la firma del sello de órgano, los datos asociados complementarios.

Una firma con certificado electrónico (firma criptográfica) lleva asociada, en el propio documento firmado o en un fichero adjunto, la información requerida para asegurar la irrenunciabilidad e inalterabilidad a falta únicamente de comprobar que el certificado con el que se ha firmado existe y no está revocado. Con programas sencillos como Autofirma se puede comprobar la inalterabilidad y la identidad y con valide.redsara.es se puede comprobar que el certificado es válido.

Aunque describirla no es el objeto de esta entrada, hay otra posibilidad para la firma de documentos con Cl@ve firma en el que se requiere una contraseña y un teléfono móvil al que llega un SMS de verificación. En ese caso, el certificado existe, ha sido emitido por la Dirección General de la Policía y está depositado con las medidas de seguridad más estrictas, en ordenadores de la Administración General del Estado. El Gobierno de Aragón ofrece un modo de prueba para firmar con Cl@ve firma.  

La Universidad de Zaragoza ofrece una funcionalidad similar a Cl@ve firma a través del modo "firma en servidor" de su Portafirmas, circuitofirmas.unizar.es. En la fecha de esta entrada no está previsto incorporar Cl@ve firma entre los procedimientos de firma.

Como conclusión, la opción entre entrega de documentos tras identificarse (firma ligera) o la firma con certificado electrónico se toman, por la Universidad, atendiendo a un equilibrio de factores. Entre otros, la usabilidad, la seguridad y la interoperabilidad.

Los términos irrenunciabilidad e inalterabilidad, como sinónimos de "no repudio" han sido propuestos por Julian Inza https://inza.wordpress.com/