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17/10/2017
Creado en 17/10/2017. Autor: Juan Arana
Desde hace unos meses, publicamos en está página estadísticas con el funcionamiento cada mes de nuestros sistemas de administración electrónica, eAdmin, (Estadísticas sede electrónica http://sededocumentacion.unizar.es/datos/estadistica_uso_ae.xlsx). Consta de 28 columnas que recogen la evolución de los servicios eAdmin.
La estadística descriptiva tiene sus limitaciones: esa información debe verse completada con otros elementos como opiniones, preguntas y demandas escuchadas.
Sin embargo tras el examen, aséptico o casi, de esos datos nos atrevemos a formular algunas conclusiones,
1. Registro electrónico aumentó su uso con las claves concertadas.
En abril 2016 se instaló el nuevo sistema de registro electrónico. Los 12 meses posteriores (mayo 2016 a abril 2017) vieron multiplicarse por 62 el número de entradas en los 12 meses anteriores (abril 2015 a marzo 2016). Columnas (2) y (3)
2. El impacto de decisiones innovadoras.
La emisión de certificados académicos en la sede electrónica dio un vuelco el día que un centro, Facultad de Ciencias de la Salud, pidió a los estudiantes que iban en busca de un certificado académico que lo obtuvieran ellos mismo en la sala de ordenadores personales. El ejemplo se fue extendiendo a otros centros. En los seis meses posteriores se multiplicó por 6,5 el número de certificados académicos en la sede. Columna (4)
Entre estos no se cuentan los certificados académicos firmados electrónicamente que se expiden desde julio de 2017 en las secretarías de los centros.
3. Incorporación de nuevas personas a la firma electrónica.
Desde hace más de dos años, todos los meses ha habido nuevos tramitadores que han utilizado por primera vez la firma electrónica. La incorporación no es la similar todos los meses. En los últimos años ha estado asociado a ciertos procesos administrativos (concursos de PDI).
En el periodo octubre 2016 a septiembre 2017 los nuevos incorporados se han multiplicado por 4,3 respecto a los 12 meses previos. Columna (13)
4. Documentos firmados electrónicamente y conservados en valide.unizar.es
Los documentos firmados electrónicamente, con CSV en el periodo octubre 2016 a septiembre 2017 se han multiplicado por 2,1 respecto a los 12 meses previos. Columna (24)
5. Realización de copias auténticas electrónicas
La realización de copias auténticas electrónicas de documentos generados por la propia Universidad aumentó considerablemente a partir de mayo de 2017 tras la entrada en vigor de la Instrucción 1/2017 del Gerente y el Vicesecretario General (https://zaguan.unizar.es/record/60893?ln=es). Columna (18)
6. Porcentaje de asientos de Heraldo que se tramitan con documentación exclusivamente electrónica.
Se trata de los documentos que llegan a cualquiera de los registros (general o auxiliares) y que se reenvian a las unidades.
Casi ningún mes sube por encima del 10%
Varios factores intervienen en que este porcentaje sea tan bajo.
- No todos los registros escanean los documentos de entrada. El Registro General lo hace sistemáticamente excepto momentos en que se producen colas en la ventanilla.
- Las entradas que vienen por correo postal no se digitalizan.
- Las facturas que son presentadas en los registros deben ser presentadas en papel y son trasladadas en papel a las unidades.
- Una parte muy importante de las comunicaciones internas (documentación administrativa entre las unidades de la propia universidad) se hace en papel.
(una parte de estos datos de este apartado no aparecen en las estadísticas. Otros si: columnas (16), (23), (25) y (26).
Posiblemente, del manejo de esos datos que se ofrecen en formato abierto, puedan surgir nuevas conclusiones o interpretaciones.
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